Wersja z dnia 16.10.2026 · ← Powrót do strony głównej

ZAŁĄCZNIK 1 DO REGULAMINU ULGIO — UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH

(Auftragsbearbeitungsvertrag / AVV · Data Processing Agreement / DPA)

Wersja 0.2 — obowiązuje od dnia rejestracji Klienta

Data sporządzenia: 16.10.2026 (wersja 0.2) Podstawa: art. 9 nDSG (szwajcarska ustawa o ochronie danych w brzmieniu od 1.09.2023) wraz z DSV oraz art. 28 RODO (rozporządzenie 2016/679) — w zakresie, w jakim Administrator przetwarza dane osób przebywających w Unii Europejskiej.

PREAMBUŁA — strony umowy

Administrator (Auftraggeber / Verantwortlicher) Klient usługi Ulgio — przedsiębiorca (warsztat lub inna firma usługowa), który zawarł z Usługodawcą umowę o świadczenie usługi Ulgio na podstawie Regulaminu Ulgio (dalej: „Regulamin"), wskazany w danych konta w panelu Ulgio. Dane identyfikujące Administratora (firma, adres, numer UID/CHE lub VAT, osoba kontaktowa w sprawach ochrony danych) pochodzą z formularza rejestracji i stanowią integralną część niniejszej umowy.

Przetwarzający (Auftragsbearbeiter / Auftragsverarbeiter) Mietec GmbH, numer w rejestrze handlowym CHE-364.036.829 - siedziba rejestrowa: Tychbodenstrasse 3, 4665 Oftringen (kanton Aargau), Szwajcaria - adres do doręczeń i miejsce prowadzenia działalności: Chemin du Gors 3, 1786 Bas-Vully (Sugiez), kanton Fryburg, Szwajcaria - kontakt w sprawach ochrony danych: [email protected]

Administrator i Przetwarzający dalej łącznie: „Strony".

Kontekst. Administrator korzysta z usługi Ulgio do obsługi zapytań i zleceń swoich klientów końcowych. W tym zakresie Administrator sam decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych swoich klientów końcowych, a Przetwarzający przetwarza te dane wyłącznie na jego udokumentowane polecenie i na jego rachunek. Niniejsza umowa określa zasady tego powierzenia.

Zakres zastosowania. Niniejsza umowa dotyczy wyłącznie danych osobowych, których administratorem jest Klient (dane jego klientów końcowych oraz jego personelu wprowadzone do usługi). Umowa nie dotyczy danych, których administratorem jest Usługodawca we własnym zakresie (dane konta Klienta, rozliczenia, faktury, logi techniczne, korespondencja handlowa) — te przetwarzane są na zasadach opisanych w Polityce prywatności Ulgio, sekcja 3.1.

1. Przedmiot i czas trwania

1.1. Przedmiotem niniejszej umowy jest przetwarzanie danych osobowych przez Przetwarzającego na rzecz Administratora w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi Ulgio zgodnie z Regulaminem i wykupionym planem (Start, Plus, Warsztat — pkt 3.3 Regulaminu).

1.2. Umowa zostaje zawarta przy zawarciu umowy o świadczenie usługi Ulgio (pkt 6.1 Regulaminu), tj. przy aktywacji konta Klienta, i stanowi integralną część tej umowy (pkt 12.1 Regulaminu).

1.3. Umowa obowiązuje przez czas trwania umowy o świadczenie usługi, w tym przez okres próbny (pkt 5 Regulaminu). Przetwarzanie prawdziwych danych klientów końcowych w okresie próbnym odbywa się na podstawie niniejszej umowy.

1.4. Obowiązki, które ze swojej natury mają trwać dłużej — w szczególności poufność (pkt 3.3), usunięcie lub zwrot danych (pkt 8) oraz odpowiedzialność (pkt 10) — obowiązują także po zakończeniu umowy, do czasu ich wykonania.

1.5. Zakończenie umowy o świadczenie usługi Ulgio powoduje zakończenie niniejszej umowy z tą samą datą. Niniejszej umowy nie można wypowiedzieć odrębnie od umowy głównej.

1.6. Rola i obowiązki Administratora. Administrator: - odpowiada za zgodność z prawem przetwarzania danych, które wprowadza do usługi lub które trafiają do usługi kanałami przez niego uruchomionymi, w tym za podstawę prawną i obowiązek informacyjny wobec klientów końcowych (pkt 8.1 i 8.4 Regulaminu); - ustala okres przechowywania danych klientów końcowych w uzgodnieniu z Przetwarzającym (pkt 12.4 Regulaminu); - wskazuje osobę kontaktową w sprawach ochrony danych i utrzymuje jej dane aktualne; - odpowiada za konfigurację usługi, którą wykonuje samodzielnie, oraz za poinformowanie swoich rozmówców o nagrywaniu rozmów telefonicznych (pkt 3.6 Regulaminu) zgodnie z prawem.

1.7. Podziału ról Strony nie ustalają dowolnie — wynika on z faktycznego wpływu na cele i środki przetwarzania. Jeżeli Przetwarzający samodzielnie określiłby cel lub istotne środki przetwarzania danych klientów końcowych, w tym zakresie stałby się administratorem i ponosiłby własną odpowiedzialność.

2. Charakter i cel przetwarzania, kategorie danych i kategorie osób

2.1. Charakter przetwarzania: przyjmowanie, przechowywanie, porządkowanie, wyświetlanie, udostępnianie w panelu, automatyczne odczytywanie treści dokumentów i obrazów (OCR), automatyczne generowanie propozycji odpowiedzi i streszczeń przy użyciu modeli językowych, transkrypcja rozmów (o ile kanał telefoniczny jest używany), wysyłanie wiadomości w imieniu Administratora, tworzenie kopii zapasowych, usuwanie.

2.2. Cel przetwarzania: obsługa zapytań, zgłoszeń, zleceń, terminów i komunikacji klientów końcowych Administratora, w zakresie wykupionego planu. Przetwarzający nie przetwarza powierzonych danych w żadnym celu własnym, w szczególności nie wykorzystuje ich do rozwoju produktu, benchmarków ani trenowania modeli (pkt 3.6).

2.3. Kategorie osób, których dane dotyczą: - klienci końcowi Administratora (osoby fizyczne oraz osoby działające po stronie klientów będących przedsiębiorcami), - osoby trzecie wymienione w treści wiadomości lub widoczne na przesłanych dokumentach i zdjęciach (np. właściciel pojazdu wskazany w dowodzie rejestracyjnym, gdy nie jest to osoba zgłaszająca), - personel i współpracownicy Administratora korzystający z panelu (użytkownicy konta).

2.4. Kategorie danych osobowych:

2.5. Dane wrażliwe. Usługa nie jest przeznaczona do przetwarzania danych osobowych szczególnie chronionych w rozumieniu art. 5 lit. c nDSG / art. 9 RODO i Przetwarzający nie zbiera ich w sposób zamierzony. Jeżeli klient końcowy sam poda taką informację w treści wiadomości, podlega ona tym samym zasadom bezpieczeństwa i usuwania co pozostałe dane sprawy. Administrator nie kieruje do usługi strumieni danych wrażliwych w sposób systematyczny.

2.6. Nagrywanie rozmów. Rozmowy z asystentką są nagrywane; Administrator jest zobowiązany poinformować o tym swoich rozmówców zgodnie z prawem (pkt 1.6 i 3.6 Regulaminu).

2.7. Pełny opis przetwarzania — w formie tabeli wymaganej przez art. 28 ust. 3 RODO — zawiera Załącznik C.

3. Obowiązki Przetwarzającego

3.1. Przetwarzanie wyłącznie na udokumentowane polecenie. Przetwarzający przetwarza powierzone dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Za polecenie uważa się: - niniejszą umowę wraz z Regulaminem i opisem wykupionego planu, - ustawienia i konfigurację dokonane przez Administratora w panelu (w tym kanały i szablony), - czynności Administratora i jego użytkowników wykonywane w panelu, - odrębne polecenia przekazane w formie tekstowej (wystarczy poczta elektroniczna na adres z preambuły).

3.2. Polecenie sprzeczne z prawem. Jeżeli w ocenie Przetwarzającego polecenie Administratora narusza przepisy o ochronie danych, Przetwarzający niezwłocznie informuje o tym Administratora i może wstrzymać wykonanie tego polecenia do czasu jego potwierdzenia lub zmiany. Przetwarzający nie ma obowiązku prowadzenia oceny prawnej poleceń wykraczającej poza ocenę oczywistej sprzeczności z prawem.

3.3. Poufność personelu. Przetwarzający zobowiązuje osoby dopuszczone do przetwarzania powierzonych danych — pracowników, współpracowników i usługodawców działających pod jego kierownictwem — do zachowania poufności, także po ustaniu współpracy. Dostęp otrzymują wyłącznie osoby, którym jest on potrzebny do wykonania zadania (zasada wiedzy koniecznej).

3.4. Bezpieczeństwo przetwarzania. Przetwarzający stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, opisane w Załączniku A. Załącznik A stanowi zobowiązanie umowne, a nie opis informacyjny. Przetwarzający może zmienić poszczególne środki, o ile poziom bezpieczeństwa nie ulegnie obniżeniu; istotne zmiany Załącznika A wymagają zawiadomienia Administratora na zasadach z pkt 11.3.

3.5. Wykaz czynności. Przetwarzający dokumentuje czynności przetwarzania wykonywane na rzecz Administratora w zakresie wymaganym przepisami i udostępnia informacje o nich Administratorowi na żądanie, w zakresie dotyczącym jego danych.

3.6. Zakaz używania danych do celów własnych. Przetwarzający: - nie wykorzystuje powierzonych danych do trenowania, dostrajania ani oceny modeli sztucznej inteligencji, własnych ani cudzych, - nie wykorzystuje ich do rozwoju produktu, testów, demonstracji ani porównań wydajności, chyba że dane zostały wcześniej nieodwracalnie zanonimizowane (pkt 11.5 Regulaminu), - nie udostępnia ich innym Klientom ani osobom trzecim poza podprocesorami z Załącznika B, - dobiera podprocesorów i konfiguruje usługę z dążeniem do tego, aby trenowanie na treściach Administratora było umownie wyłączone (pkt 11.6 Regulaminu); informacje o warunkach dostawców udostępnia na żądanie.

3.7. Rozdzielenie danych Klientów. Przetwarzający zapewnia rozdzielenie danych poszczególnych Klientów (najemców) na poziomie bazy danych, tak że dane jednego Administratora są niedostępne dla innego (Załącznik A).

3.8. Sprostowanie, usunięcie i eksport. Przetwarzający wykonuje eksport i usunięcie powierzonych danych na wniosek Administratora w terminie 30 dni. Sprostowanie danych wykonuje na polecenie Administratora (pkt 6).

3.9. Miejsce przetwarzania. Dane są przechowywane wyłącznie w Unii Europejskiej (Niemcy — Załącznik B). Przetwarzanie poza UE i Szwajcarią ma charakter przejściowy i dotyczy wyłącznie treści przekazywanej do modeli językowych oraz odczytu dokumentów (pkt 5).

4. Podprocesorzy (dalsi przetwarzający)

4.1. Zgoda ogólna. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Przetwarzającego z podprocesorów wymienionych w Załączniku B, w zakresie tam opisanym. Lista z Załącznika B jest listą zamkniętą na dzień zawarcia umowy.

4.2. Aktualną listę podprocesorów Przetwarzający udostępnia Administratorowi na żądanie ([email protected]); stanowi ona aktualizowaną wersję Załącznika B.

4.3. Zmiana listy. O zamiarze dodania podprocesora lub zmiany dotychczasowego Przetwarzający zawiadamia Administratora pocztą elektroniczną i w panelu, z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, podając nazwę podmiotu, zakres powierzenia, państwo przetwarzania i podstawę transferu (pkt 12.3 Regulaminu).

4.4. Prawo sprzeciwu. Administrator może w terminie 30 dni od zawiadomienia zgłosić uzasadniony sprzeciw — uzasadniony, gdy zmiana realnie obniża poziom ochrony powierzonych danych. Sprzeciw składa się w formie tekstowej (wystarczy poczta elektroniczna).

4.5. Skutek sprzeciwu. Jeżeli Strony nie uzgodnią rozwiązania zastępczego w terminie 30 dni od zgłoszenia sprzeciwu, Administrator może wypowiedzieć umowę o świadczenie usługi ze skutkiem na dzień planowanej zmiany, bez opłat z tego tytułu, z prawem do zwrotu opłaty za niewykorzystany okres (pkt 12.3 Regulaminu). Do upływu terminu sprzeciwu nowy podprocesor nie przetwarza danych Administratora, który sprzeciw zgłosił — o ile jest to technicznie wykonalne; jeżeli nie jest, Przetwarzający wskazuje to w zawiadomieniu.

4.6. Zmiana pilna. Jeżeli zmiana podprocesora jest konieczna natychmiast ze względu na bezpieczeństwo, awarię albo zakończenie współpracy przez dotychczasowego dostawcę, Przetwarzający może jej dokonać bez zachowania terminu z pkt 4.3, zawiadamiając Administratora niezwłocznie, wraz z uzasadnieniem. Prawo sprzeciwu i wypowiedzenia z pkt 4.4–4.5 przysługuje wówczas od dnia zawiadomienia.

4.7. Warunki powierzenia dalszego. Przetwarzający zawiera z każdym podprocesorem umowę nakładającą na niego obowiązki ochrony danych nie mniej rygorystyczne niż wynikające z niniejszej umowy, w szczególności co do bezpieczeństwa, poufności i podstawy transferu za granicę. Za działania i zaniechania podprocesora Przetwarzający odpowiada wobec Administratora jak za własne, z uwzględnieniem pkt 10.

4.8. Kanały komunikacji. Operatorzy kanałów, z których korzysta Administrator (w szczególności Meta Platforms Ireland Ltd. dla WhatsApp Business API oraz operator telefonii), przetwarzają metadane rozmowy niezależnie od Przetwarzającego, na podstawie własnego stosunku prawnego z użytkownikiem kanału i na warunkach, na które Przetwarzający nie ma wpływu (Polityka prywatności Ulgio, sek. 10).

5. Przekazywanie danych za granicę

5.1. Zasada. Dane powierzone są przechowywane w Unii Europejskiej (Niemcy — Załącznik B). Przekazanie poza Szwajcarię i UE występuje i dotyczy przetwarzania w locie przez dostawców modeli językowych oraz odczytu dokumentów (OCR); okres przechowywania treści u dostawców wynika z warunków danego dostawcy (Polityka prywatności Ulgio, sek. 4).

5.2. Podstawy transferu. Przekazanie do państwa, które nie zapewnia odpowiedniego poziomu ochrony, Przetwarzający opiera — odrębnie dla każdego podprocesora — na jednej z podstaw: a) decyzji o odpowiedniej ochronie, w szczególności uznaniu przez Radę Federalną programu Swiss-U.S. Data Privacy Framework (a wobec osób z UE — również EU-U.S. Data Privacy Framework), przy czym certyfikacja obejmuje wyłącznie podmiot wpisany na listę, a nie całą grupę kapitałową, a certyfikacja EU-U.S. nie zastępuje certyfikacji Swiss-U.S.; b) standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej (SCC) wraz z klauzulami szwajcarskimi — jako zabezpieczeniu w rozumieniu art. 16 ust. 2 nDSG. Podstawę zastosowaną wobec każdego podprocesora wskazuje Załącznik B.

5.3. Ocena ryzyka transferu. Przetwarzający uwzględnia ryzyko związane z transferem przy wyborze podprocesorów i zabezpieczeń; informacje o stosowanych zabezpieczeniach udostępnia Administratorowi na żądanie.

5.4. Zakaz dalszych transferów. Podprocesor nie może przekazywać powierzonych danych do kolejnego państwa ani kolejnego podmiotu bez własnej podstawy transferu spełniającej pkt 5.2. Przetwarzający zastrzega ten obowiązek w umowach z podprocesorami.

5.5. Zmiana stanu prawnego. Jeżeli podstawa transferu przestanie obowiązywać (w szczególności unieważnienie DPF albo utrata certyfikacji przez dostawcę), Przetwarzający niezwłocznie zawiadamia Administratora i w rozsądnym terminie wprowadza podstawę zastępczą albo przenosi przetwarzanie do regionu UE. Jeżeli nie jest to możliwe, każda ze Stron może wypowiedzieć umowę o świadczenie usługi ze skutkiem natychmiastowym, ze zwrotem opłaty za okres niewykorzystany.

5.6. Żądanie organu państwa trzeciego. O każdym prawnie wiążącym żądaniu ujawnienia powierzonych danych, skierowanym do Przetwarzającego przez organ państwa trzeciego, Przetwarzający zawiadamia Administratora niezwłocznie, o ile prawo tego nie zakazuje, i w dopuszczalnym zakresie kwestionuje żądanie. Przetwarzający nie przekazuje powierzonych danych organom państw trzecich dobrowolnie.

6. Wsparcie Administratora

6.1. Prawa osób, których dane dotyczą. Żądania osób (dostęp, sprostowanie, usunięcie, zaprzestanie przetwarzania, sprzeciw, wydanie lub przeniesienie danych) kieruje się do Administratora. Przetwarzający: - nie odpowiada samodzielnie na żądania dotyczące powierzonych danych, - żądanie, które wpłynie do niego bezpośrednio, przekazuje Administratorowi bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 5 dni roboczych (Polityka prywatności Ulgio, sek. 7), - udziela Administratorowi wsparcia technicznego w wykonaniu żądania — w szczególności przez eksport, sprostowanie i usunięcie danych.

6.2. Koszt wsparcia. Wsparcie standardowe (w tym eksport i usunięcie danych na wniosek) jest bezpłatne. Za czynności wykraczające poza wsparcie standardowe, wymagające pracy ręcznej po stronie Przetwarzającego, może on naliczyć uzasadnione wynagrodzenie — po uprzednim wskazaniu przewidywanego kosztu i uzyskaniu zgody Administratora (analogicznie do pkt 14.2 Regulaminu).

6.3. Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA / Datenschutz-Folgenabschätzung). Przetwarzający udziela Administratorowi — na jego żądanie i w zakresie posiadanych informacji — wsparcia przy sporządzeniu oceny skutków oraz przy uprzednich konsultacjach z organem nadzorczym, przekazując informacje o charakterze przetwarzania, środkach bezpieczeństwa (Załącznik A), podprocesorach (Załącznik B) i transferach (pkt 5).

6.4. Wsparcie przy obowiązkach zgłoszeniowych. Przetwarzający udziela Administratorowi informacji potrzebnych do wykonania jego obowiązków wobec organu nadzorczego i osób, których dane dotyczą, w szczególności w razie naruszenia ochrony danych (pkt 7).

6.5. Informacje o zgodności. Na żądanie Administratora Przetwarzający udostępnia informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z niniejszej umowy, w zakresie i formie opisanej w pkt 9.

7. Naruszenia ochrony danych

7.1. Zawiadomienie Administratora. O naruszeniu ochrony powierzonych danych Przetwarzający zawiadamia Administratora bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 48 godzin od stwierdzenia naruszenia (Polityka prywatności Ulgio, sek. 11). Bieg terminu rozpoczyna się z chwilą uzyskania przez Przetwarzającego uzasadnionej pewności, że naruszenie wystąpiło.

7.2. Kanał zawiadomienia: poczta elektroniczna na adres osoby kontaktowej Administratora podany w koncie oraz komunikat w panelu. Administrator odpowiada za aktualność tego adresu (pkt 1.6).

7.3. Treść zawiadomienia obejmuje co najmniej: - opis charakteru naruszenia, - kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów danych, - czas wystąpienia i czas stwierdzenia naruszenia, - prawdopodobne skutki naruszenia, - środki zastosowane lub proponowane w celu usunięcia naruszenia i ograniczenia jego skutków, - dane kontaktowe osoby po stronie Przetwarzającego, od której można uzyskać dalsze informacje. Jeżeli podanie wszystkich informacji jednocześnie nie jest możliwe, Przetwarzający przekazuje je etapami, bez dalszej zwłoki, wskazując, które elementy są jeszcze ustalane.

7.4. Zgłoszenie do organu i zawiadomienie osób — obowiązek ten spoczywa na Administratorze. Przetwarzający nie dokonuje ich w jego imieniu, chyba że Strony uzgodnią inaczej w formie tekstowej. Własne obowiązki Przetwarzającego jako administratora swoich danych (Polityka prywatności Ulgio, sek. 11) pozostają bez zmian.

7.5. Dokumentacja. Przetwarzający dokumentuje naruszenia i zgłasza je zgodnie z art. 24 nDSG / art. 33 RODO.

7.6. Zakaz przerzucania oceny prawnej. Zawiadomienie Przetwarzającego nie zawiera oceny, czy naruszenie podlega zgłoszeniu do organu nadzorczego — tę ocenę wykonuje Administrator, korzystając ze wsparcia z pkt 6.4.

8. Usunięcie lub zwrot danych po zakończeniu umowy

8.1. Eksport. Przez 30 dni od zakończenia umowy o świadczenie usługi Administrator może otrzymać eksport wszystkich swoich danych w powszechnie używanym formacie maszynowym (CSV lub JSON; pliki i załączniki w formatach źródłowych) — pkt 14.1 Regulaminu. Na wniosek złożony w tym terminie eksport może zostać przekazany w inny uzgodniony sposób (pkt 14.2 Regulaminu).

8.2. Usunięcie. Powierzone dane Przetwarzający usuwa trwale — w tym z kopii zapasowych w cyklu ich rotacji — po upływie 30 dni od zakończenia umowy (Polityka prywatności Ulgio, sek. 6.2), o ile Administrator nie zażąda wcześniejszego usunięcia albo nie zachodzi przypadek z pkt 8.4 lub 8.5. Usunięcie jest nieodwracalne.

8.3. Potwierdzenie. Na żądanie Administratora Przetwarzający potwierdza usunięcie w formie tekstowej, wskazując datę i zakres usunięcia.

8.4. Wyjątek — obowiązki ustawowe Przetwarzającego. Przetwarzający zachowuje dane, których przechowywanie nakazuje mu prawo, w szczególności własną dokumentację rozliczeniową i księgową przez 10 lat (art. 958f OR). Wyjątek dotyczy wyłącznie dokumentów księgowych Przetwarzającego, a nie treści rozmów, dokumentów ani spraw klientów końcowych. Dane zachowane na tej podstawie są objęte ograniczeniem przetwarzania — przechowuje się je wyłącznie w celu wykonania obowiązku ustawowego.

8.5. Wstrzymanie usunięcia (legal hold). Administrator może — w formie tekstowej, przed upływem terminu z pkt 8.2 — zażądać wstrzymania usunięcia określonych danych, jeżeli są mu potrzebne do wykonania jego własnych obowiązków ustawowych (w szczególności obowiązku przechowywania dokumentacji księgowej, art. 958f OR) albo do dochodzenia lub obrony roszczeń. Strony uzgadniają wówczas w formie tekstowej zakres, okres i wynagrodzenie za dalsze przechowywanie.

8.6. Przypomnienie przed usunięciem. Przetwarzający dokłada starań, aby zawiadomić Administratora pocztą elektroniczną o terminie trwałego usunięcia danych z pkt 8.2.

8.7. Okres próbny. Dane wprowadzone w okresie próbnym, po którym nie wykupiono abonamentu, Przetwarzający usuwa po 30 dniach od zakończenia okresu próbnego (pkt 5.4 Regulaminu).

9. Kontrola i audyt

9.1. Prawo do informacji. Administrator ma prawo żądać od Przetwarzającego informacji niezbędnych do wykazania, że obowiązki z niniejszej umowy są wykonywane. Przetwarzający udziela ich w formie tekstowej w terminie 30 dni od żądania.

9.2. Audyt. Administrator może przeprowadzić audyt przetwarzania powierzonych danych: - nie częściej niż raz w roku umownym (poza przypadkiem z pkt 9.5), - po zawiadomieniu z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, - w dni robocze, w godzinach pracy, w sposób niezakłócający ciągłości usługi, - na własny koszt, w tym pokrywając uzasadnione koszty własne Przetwarzającego (czas pracy jego personelu) według obowiązującej stawki, po uprzednim wskazaniu przewidywanego kosztu.

9.3. Audytor. Audyt może zostać powierzony niezależnemu audytorowi zewnętrznemu, z wyłączeniem podmiotu konkurencyjnego wobec Przetwarzającego. Audytor jest zobowiązany do zachowania poufności na piśmie.

9.4. Alternatywa dla audytu na miejscu. Obowiązek z pkt 9.2 może zostać spełniony przez przedstawienie przez Przetwarzającego dostępnych informacji, raportów lub zaświadczeń obejmujących zakres objęty żądaniem audytu — chyba że Administrator wykaże, iż nie obejmują one istotnej dla niego kwestii.

9.5. Audyt nadzwyczajny. W razie stwierdzonego naruszenia ochrony powierzonych danych albo uzasadnionego podejrzenia istotnego naruszenia niniejszej umowy Administrator może przeprowadzić audyt bez zachowania limitu z pkt 9.2, po zawiadomieniu z 10-dniowym wyprzedzeniem.

9.6. Ochrona danych innych Klientów. Audyt nie może obejmować danych innych Klientów Przetwarzającego ani informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa osób trzecich. Przetwarzający może w niezbędnym zakresie zasłonić takie dane, wskazując zakres i powód.

9.7. Kontrola organu nadzorczego. Przetwarzający współdziała z właściwym organem nadzorczym (w Szwajcarii — EDÖB; w Unii Europejskiej — organ właściwy dla Administratora) w zakresie dotyczącym powierzonych danych i zawiadamia Administratora o każdej kontroli tych danych, o ile prawo tego nie zakazuje.

10. Odpowiedzialność

10.1. Odpowiedzialność Stron z tytułu niniejszej umowy podlega postanowieniom pkt 15 Regulaminu (ograniczenie odpowiedzialności), z zastrzeżeniem pkt 10.2 i 10.3.

10.2. Zastrzeżenie przepisów bezwzględnie obowiązujących. Ograniczenia z pkt 15 Regulaminu nie mają zastosowania w zakresie, w jakim odpowiedzialności nie można wyłączyć ani ograniczyć na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności odpowiedzialności za działanie umyślne i rażące niedbalstwo, za szkodę na osobie oraz odpowiedzialności wobec osób, których dane dotyczą, wynikającej wprost z przepisów o ochronie danych.

10.3. Odpowiedzialność wobec osób, których dane dotyczą, ponosi każda ze Stron w zakresie naruszenia własnych obowiązków. Strona, która naprawiła szkodę w całości, może dochodzić od drugiej Strony zwrotu części odpowiadającej jej udziałowi w naruszeniu (regres).

10.4. Rozdział odpowiedzialności za treści generowane automatycznie. Zgodnie z pkt 4 Regulaminu usługa nie zapewnia poprawności treści generowanych automatycznie, w tym wyników OCR i transkrypcji. Za decyzje podjęte wobec klientów końcowych na podstawie takich treści oraz za konfigurację automatycznych odpowiedzi odpowiada Administrator (pkt 4.3 i 4.4 Regulaminu). Nie uchyla to obowiązku Przetwarzającego zapewnienia prawidłowości technicznej przetwarzania i bezpieczeństwa danych.

10.5. Zwolnienie z odpowiedzialności. Postanowienie pkt 8.4 Regulaminu (oświadczenie Administratora o uprawnieniu do przekazania danych oraz zwolnienie Usługodawcy z odpowiedzialności wobec osób trzecich) stosuje się odpowiednio do niniejszej umowy.

10.6. Kary i sankcje nałożone na jedną ze Stron przez organ nadzorczy lub sąd obciążają tę Stronę, której naruszenie obowiązków było ich przyczyną.

11. Postanowienia końcowe

11.1. Pierwszeństwo. W razie sprzeczności między dokumentami stosuje się kolejność z pkt 21.2 Regulaminu: (1) niniejszy Załącznik 1, (2) Regulamin, (3) opis planu i cennik na stronie internetowej, (4) polityka prywatności.

11.2. Forma zawarcia. Niniejsza umowa zostaje zawarta przy zawarciu umowy o świadczenie usługi Ulgio, jako jej część (pkt 1.2), w formie uzgodnionej z Administratorem. Na żądanie Administratora Przetwarzający przekaże dokument podpisany, bez zmiany treści.

11.3. Zmiany. Zmiany niniejszej umowy wymagają formy tekstowej (poczta elektroniczna wystarcza). Do zmian dokonywanych jednostronnie przez Przetwarzającego stosuje się pkt 17 Regulaminu (30 dni uprzedzenia, prawo wypowiedzenia, wyraźna akceptacja przy zmianach istotnych). Zmiany wymuszone zmianą przepisów albo decyzją organu mogą wejść w życie w krótszym terminie, o ile nie obniżają poziomu ochrony danych.

11.4. Rozdzielność postanowień. Nieważność lub niewykonalność poszczególnego postanowienia nie narusza pozostałych. W miejsce postanowienia nieważnego Strony stosują regulację dopuszczalną prawnie i najbliższą jego celowi; to samo dotyczy luk (pkt 21.1 Regulaminu).

11.5. Prawo właściwe. Umowa podlega prawu szwajcarskiemu, z wyłączeniem norm kolizyjnych i z wyłączeniem CISG (pkt 22.1 Regulaminu).

11.6. Sąd właściwy. Sądem wyłącznie właściwym jest sąd w Bernie (kanton Berno, Szwajcaria), zgodnie z pkt 22.2 Regulaminu, z zastrzeżeniem pkt 22.3 i 22.4 Regulaminu. Wybór sądu nie ogranicza prawa osób, których dane dotyczą, do wniesienia skargi do organu nadzorczego ani do dochodzenia roszczeń na podstawie przepisów bezwzględnie obowiązujących (pkt 22.4 Regulaminu).

11.7. Język. Umowę sporządzono w języku polskim. Wersje w innych językach, o ile zostaną udostępnione, mają charakter informacyjny (pkt 20.1 Regulaminu).

11.8. Załączniki. Integralną częścią niniejszej umowy są: - Załącznik A — środki techniczne i organizacyjne (TOM), - Załącznik B — lista podprocesorów, - Załącznik C — opis przetwarzania.

---

ZAŁĄCZNIK A — ŚRODKI TECHNICZNE I ORGANIZACYJNE (TOM)

Charakter: zobowiązanie umowne Przetwarzającego (pkt 3.4), nie opis marketingowy. Środki mogą być zmieniane, o ile poziom ochrony nie ulega obniżeniu. Stan na 16.10.2026.

A.1. Środki ogólne

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym rozdzielenie danych najemców, kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji i regularne kopie zapasowe. Opis aktualnych środków udostępniamy Klientowi na żądanie. Naruszenia dokumentujemy i zgłaszamy zgodnie z art. 24 nDSG / art. 33 RODO.

A.2. Bezpieczeństwo modeli językowych i OCR

• Do dostawców modeli przekazywana jest treść niezbędna do wykonania zadania.
• Przetwarzający dąży do tego, aby treści nie były wykorzystywane do trenowania modeli (pkt 3.6).
• Wyniki automatyczne (OCR, propozycje odpowiedzi) mogą zawierać błędy; decyzje wobec klienta końcowego podejmuje człowiek po stronie Administratora (Polityka prywatności Ulgio, sek. 5a).

---

ZAŁĄCZNIK B — LISTA PODPROCESORÓW

Stan na 16.10.2026. Źródło: Polityka prywatności Ulgio, sek. 4 i 5. Aktualną wersję listy Przetwarzający udostępnia na żądanie ([email protected]). Kolumna „Podstawa transferu" dotyczy wyłącznie przekazania poza Szwajcarię i UE.

Zasada: każdy nowy podprocesor wymaga zawiadomienia z 30-dniowym wyprzedzeniem i podlega prawu sprzeciwu (pkt 4.3–4.5).

---

ZAŁĄCZNIK C — OPIS PRZETWARZANIA